null

  • Softver je ovjeren od Arhiva Republike Slovenije.

  • Standardizacija radnih procesa (ovjera računa, zahvatanje pošte, ...).

  • Revizijski trag za sve promjene i uvide u dokumente.

  • Jednostavna i napredna pretraga omogućava vam brzo postizanje rezultata.

  • Šifriranje dokumenata radi zaštite od neovlaštenog pristupa.

  • Pristup dokumentima od strane ovlaštenih osoba, bilo gdje i bilo kada.

  • HTML5 - reaguje na svim uređajima.

  • Niži troškovi rada i čuvanje dokumenata u e-formatu.

mDocs dokumentni sistem je najsavremenije rešenje za elektronsko upravljanje dokumentima u poslovnom okruženju.

Odlikuje se modularnim dizajnom softvera, koji omogućava njegovu nadogradnju i proširenje u skladu s razvojem i rastom poslovanja.

Možete dodavati procesna rješenja jedno po jedno ili se odlučiti za istovremenu instalaciju. Tokovi rada mogu se unaprijed postaviti ili kreirati u skladu sa zahtjevima i potrebama klijenta. Prilagođavanja se vrše brzo i jednostavno, a intuitivni korisnički interfejs osigurava da se bilo koja dodatna funkcija brzo dovede do korisnika.

mDocs je dizajniran za optimizaciju toka posla i transparentnije upravljanje dokumentacijom kroz poslovne procese.

Beskrajne mogućnosti integracije i povezivanja

  • sa vašim softverskim rješenjem (RESTful, API)

  • našim rješenjima (mScan, mSign, mSef, ...)

  • s nekim trećim rješenjem (ERP, CRM, portal, ...)

mDocs je dizajniran za optimizaciju toka posla i transparentnije upravljanje dokumentacijom kroz poslovne procese

Zahvatanje podataka

Izvor dokumenta nije važan za mDocs. Dokumenti se mogu zahvatiti u fizičkom obliku ili prenijeti u sistem u postojećem elektroničkom obliku.

Načini zahvatanja i dodavanja dokumenata u mDocs:

  • skeniranje papirnih dokumenata
  • dodavanje elektronskih dokumenata
  • prenos dokumenata putem klijenata (e-mail klijent, MS Office alati,…)
  • prenos uz pomoć trećih softverskih rješenja sa pravilno implementiranom integracijom

Zahvatanje dokumenata takođe se može automatizovati, što vam omogućava brži i precizniji rad. Možemo koristiti pojedinačno ili masovno zahvatanje s različitih web lokacija, tj. E-pošte, mrežnih lokacija ili softvera za skeniranje i provjeru valjanosti mScan-a.

Procesna rješenja

mMail

mMail

Upravljanje dolaznom, odlaznom i internom poštom elektronskim putem.

Pročitajte više

mRačun

mRačun

Modul za likvidaciju fizičkih i elektronskih računa.

Pročitajte više

mUgovori

mUgovori

Upravljanje ugovorima i automatsko održavanje.

Pročitajte više

mHR

mHR

Modul za čuvanje svih dokumenata zaposlenih na jednom mjestu.

Pročitajte više

mOdsutnost

mOdsutnost

Modul za upravljanje zahtjevima i planiranje odsustva s posla.

Pročitajte više

mNarudžba

mNarudžba

Upravljanje i potvrda narudžbi za nabavku.

Pročitajte više

mISO

mISO

Modul upravljanja dokumentacijom sistema upravljanja kvalitetom.

Pročitajte više

mPutni nalog

mPutni nalog

Priprema putnih naloga.

Pročitajte više

mGOV

mGOV

Sadrži: mPitanja, mUlazna pošta, mInterna pošta, mIzlazna pošta.

Pročitajte više

Pročitajte više

Pročitajte više

Modul dizajniran prema željama i potrebama klijenta.

Pročitajte više

Svi moduli mDocs dokumentacionog sistema mogu se pogledati ispod.

mDocs dokumentacijska sistemska rješenja i moduli

mMail – Pregledajte i pošaljite dolaznu i odlaznu poštu u cijelosti putem e-pošte

  • Brza i laka distribucija pošte bez obzira na lokaciju primaoca.
  • Automatska distribucija pošte na račune, narudžbenice i ugovore po ulasku u kompaniju.
  • Mogućnost prosljeđivanja pošte drugom korisniku, sukorisnicima ili odbijanje pogrešno dodijeljene pošte.
  • Slanje odlazne pošte većem broju primalaca.
  • Čuvanje pošte dodjeljuje se odgovornoj osobi (registrovani korisnik), nakon čega slijedi prosljeđivanje pošte na potvrdu ili. u arhivu i zatvaranje pošte, što može učiniti samo odgovorna osoba.
  • Kreiranje odlazne pošte na osnovu standardnih predložaka (prema CGP).
  • Pretvaranje privitka u PDF / A format za dugoročno skladištenje.
  • Pretraga punog sadržaja dokumenta “pretraživanja čitavog teksta”, uključujući priloge.
  • Veza između ostalih dokumenata (povezanost ugovora, projekta, narudžbenica, …).

mRačun – Potvrda primljenih računa

  • Potvrda primljenih računa.
  • Uspostavljanje procesa validacije primljenih i izdatih računa.
  • Proces odobravanja računa omogućava validaciju finansijskog službenika i bilo kojeg broja dodatnih validatora.
  • Mogućnost paralelne potvrde, potvrde zamjenika u slučaju odsustva zaposlenika i odbijanja ili prosljeđivanje pogrešno poslane fakture.
  • Ako se u sistemu dokumenata koristi spoljni izvor stvaranja fakture (npr. Putem skenera), nije potrebno kreirati fakturu, jer postupak fakture u sistemu dokumenata započinje provjerom valjanosti.
  • Povezivanje podataka sa postojećim informacionim sistemom organizacije (ERP, e-skladište, CRM).
  • Mogućnost pregleda / potvrde i prosljeđivanja računa putem mobilnih uređaja.

mUgovori - Upravljanje ugovornim obavezama postaje lako

  • Upravljanje, ažurno upravljanje i automatsko održavanje svih ugovora sa uspostavljenim ciklusom pripreme, pregleda i potvrde ugovora.
  • Upravljanje pravima pristupa i informisanje korisnika o novim ugovorima ili datum isteka.
  • Jednostavna provjera ugovora (valjanost, potpisnici, cijene, odgovorne osobe, alarmi za pripremu aneksa, projekti u vezi s ugovorom) i brza povezanost ugovorne dokumentacije s drugim modulima.
  • Podsjećanje i informisanje o aktivnostima vezanim za ugovor i postavljanje podsjetnika.
  • Nakon isteka, ugovori se mogu arhivirati.
  • Mogućnost pregleda stvarnog dokumenta, dodavanje zapisa i traženje metapodataka.

mProject – Elektronsko upravljanje dokumentacijom po pojedinačnom projektu

  • Uvid i dodavanje aktivnosti (prilozi, podsjetnici) svih članova projektnog tima.
  • Laka kontrola trenutnog stanja projekta.
  • Pregled ugovora o projektu.
  • Povezivanje sa različitim vrstama dokumenata (ugovori, računi, pisma, …) i odgovarajuća automatska ili ručna autorizacija pristupa ili nivo upotrebe.

mISO – Upravljanje internim aktima

  • Optimizacija procesa rada i transparentnije praćenje dokumentacije.
  • Osigurava zadržavanje vanjske revizije.
  • Transparentna podrška u izradi formalizovanih dokumenata i primjeni internih pravila organizacije.
  • Izrada verzija, priprema, pregled, ovjera i informisanje o internim aktima organizacije u unaprijed definisanom krugu.
  • Upravljanje korektivnim i preventivnim mjerama, dodjeljivanje ISO zadataka i praćenje primjene.
  • Podrška za upravljanje sigurnosnim incidentima i prekidima.
  • Aktivnosti planiranja i praćenja: interne i eksterne revizije, pregledi menadžmenta, procjene kupaca, procjene dobavljača, vođenje evidencije ili pregled primjene procesa,…
  • Kontrola verzije dokumenta – prikazivanje važeće verzije i pregledavanje svih prethodnih verzija važećeg dokumenta.
  • Korištenje standardnih prijedloga i povezivanje s MS Word, MS Excel (direktno pregledavanje, uređivanje i spremanje).

mIdm – Upravljanje pravima korisnika informacionog sistema

  • Jedinstveno upravljanje pravima korisnika informacionog sistema.
  • Ažuran, centralni i transparentan status dodijeljenih prava korisnicima.
  • Definisanje korisničkih prava pristupa u administrativne svrhe, sigurnosne grupe, grupe e -pošte, pristup datotekama, pristup sistemskim rješenjima, administrativna prava na lokalnom serveru,…
  • Kreiranje zahtjeva za novog ili promijena prava postojećeg korisnika, opozivanje prava i ponovo aktivirati korisnika.
  • Potpuna integracija sa Active User Directory (AD) i SQL-om.

mOdsutnost - Upravljanje zahtjevima za odsutnost i planiranje izostanka s posla

  • Najava, odobravanje i pregled planiranih izostanaka (cjelodnevni ili satni).
  • Uspostava postupka za potvrđivanje planiranog odsustva.
  • Evidentiranje neplaniranog odsustva (bolest, vanredno odsustvo, korištenje sati).
  • Kalendar potpunog odsustva cijele organizacije.
  • Link do osoblja za transfer broja slobodnih dana.
  • Utvrđivanje osobe koja će mjenjati tokom odsustva (i određivanje osoba koje će biti obaviještene o odsustvu).
  • Odabir zamjenika koji može preuzeti naše dokumente dok nismo u kancelariji.
  • Integracija sa sistemima za kontrolu pristupa (npr. Centar, itd.).

mPotniNalog - Nadzor nad izdatim putnim nalozima i njihovim poravnanjima

  • Kontrola izdatih putnih naloga i njihovih kalkulacija troškova.
  • Odobrenje obračuna putnih troškova u gotovini ili putnih naloga putem bankovnog računa (pojednostavljenje rada s novčanim izdacima u Panteonu) i za odobravanje putnog naloga od strane pretpostavljenog, za službeno putovanje u inostranstvo ili kod kuće.
  • Pregled poslovnih putovanja za BiH i inostranstvo.
  • Priprema izjave po završetku službenog putovanja, uzimajući u obzir putarinu, naplatu parkiranja i druge usluge.
  • Rezervacija vozila, pregled voznog parka i kontrola popunjenosti vozila.
  • Dodavanje planiranih podataka o ruti, dodatni opis rute i opis zadatka.
  • Kalendarski prikaz putnih naloga za bilo koje vremensko razdoblje.
  • Izračun dnevnica uz fleksibilno razmatranje prehrambenih obroka.
  • Integracija sa ERP-om (treći sistemi).
  • Putnom nalogu moramo obvezno priložite račun (dodavanje računa mobilnim telefonom putnom nalogu u stvarnom vremenu).

mHR – Svi dokumenti zaposlenih na jednom mjestu

  • Uspostavljanje procesa za stvaranje ugovora o radu (mogućnost korištenja standardnih ugovora).
  • Praćenje karijere zaposlenika i promena u kompaniji.
  • Elektronsko upravljanje ličnim dosijeom zaposlenika (ugovor o radu, obrasci M, biografije, polise osiguranja, ljekarski pregled, izjave o zaštiti podataka, odluka o godišnjem odmoru, evidencija godišnjih razgovora, evidencija obuke osoblja, potvrde o završenom obrazovanju, čuvanje certifikata, certifikati, izvještaji o obrazovanju, slika zaposlenika, …).
  • Obavijest o datumu isteka radnog odnosa i mogućnosti drugih podsjetnika (datum rođenja, datum pregleda,…).
  • Evidencija prijava i tendera za zapošljavanje i usavršavanje ili događaji.
  • Uključen modul mOdsutnost.

mNarudžba - s lakoćom upravljajte zahtjevima za unutarnje narudžbe

  • Neposredni pregled svih otvorenih naloga i kontrola internih zahtjeva za nalozima zaposlenika
  • Modul uključuje pripremu narudžbe, pregled priloga ili elektronski ugovori, upravljanje pristupnim pravima i informisanje korisnika o novim narudžbama ili datumu otpreme.
  • Sistem povezuje narudžbenicu s primljenom fakturom umjesto vas (povezivanje narudžbi s drugim modulima).
  • Mogućnost potvrđivanja narudžbi u pokretu.
  • Uspostavljanje procesa generisanja zahtjeva za kupovinu i naloga za kupovinu.
  • Mogućnost povezivanja procesa sa postojećim informacionim sistemom (npr. S kodnom listom članaka i kompanija).
  • Prikupljanje pojedinačnih zahtjeva za kupovinu po zajedničkom nalogu.
  • Mogućnost povezivanja narudžbenica sa dolaznim računima i ugovorima.
  • Sposobnost kreiranja unaprijed pripremljenih izvještaja o upotrebi rješenja.

mSastanci - podrška za upravljanje sastancima

  • Prikupljanje materijala sa sastanaka i kombinovanje materijala u jednu datoteku.
  • Priprema i uređivanje tačaka dnevnog reda.
  • Priprema zapisnika sa sastanka i informisanje učesnika o promjenama.
  • Delegiranje i pregled implementacije zaključaka sastanka.
  • Prikaz kalendara svih predstojećih događaja i sastanaka.
  • Pretraživanje sadržaja omogućava vam prikaz tražene fraze u samom dokumentu (ne samo prikazivanje dokumenta koji uključuje frazu).
  • Priprema poziva i obavještavanje učesnika sastanka i bilježenje zaključaka sastanka.
  • Posebna korisnička mobilna aplikacija za ključne korisnike.

mGOV - sadrži: mPitanja, mUlazna pošta, mInterna pošta, mIzlazna pošta

  • Stvaranje novog dosijea i novog slučaja.
  • Podrška za plan označavanja i klasifikacije.
  • Mogućnost korištenja parafiranja dokumenata.
  • Upravljanje dolaznom, odlaznom i internom poštom elektronskim putem.
  • Brza i laka distribucija pošte bez obzira na lokaciju primaoca.
  • Mogućnost prosljeđivanja pošte drugom korisniku, sukorisnicima ili odbijanje pogrešno dodijeljene pošte.
  • Kreiranje odlazne pošte na osnovu standardnih predloga.
  • Slanje odlazne pošte za više primalaca.
  • Mogućnost slanja odlazne pošte putem usluge EPPS i kontrole poslane pošte ažuriranjem statusa pošiljke (ispisano, poslato, isporučeno).
  • Veza između ostalih dokumenata (veza do ugovora, projekta, narudžbenice,…).
  • Jedinstvena metoda evidentiranja predmeta i dokumenata prema opštem upravnom postupku.

mŠteta - Upravljanje potraživanjima u polju osiguranja

  • Pregled oštećenja i priprema zapisnika, odabir procjenitelja, procjena štete i izvještaj o prijedlogu, kontrola procjene, likvidacija).
  • Integracija s proizvodima mScan i mSign u svrhu skeniranja dokumenata i elektroničkih potpisa od strane procjenitelja ili klijenta.
  • Ako promijenite informacijski sistem osiguranja, promjene DMS-a nisu potrebne (Web usluge se povezuju s novim sistemom i DMS nastavlja raditi).

mJavna nabavka - Upravljanje procesom izvršenja cjelokupne javne nabavke

  • Rukovođenje cjelokupnim postupkom javne nabavke.
  • Priprema prijedloga javne nabavke i sprovođenje postupka validacije dokumentacije.
  • Proces odobravanja prijedloga javne nabavke i, na osnovu prijedloga javne nabavke, kreiranje javne nabavke.
  • Mogućnost planiranja stavki u trećim sistemima.
  • Objavljivanje ugovora i prepiska u vezi sa pitanjima.
  • Skeniranje pristiglih ponuda, otvaranje ponuda u skladu sa postupkom javne nabavke i zapisnikom sa otvaranja.
  • Pregovori, zapisnici sa pregovora i izvještaj.
  • Integracija sa modulom mUgovor, mRačun (za knjiženje planiranih predmeta u realnom vremenu).

mITm - Upravljanje infrastrukturom

  • Stvaranje i provjera valjanosti različitih zahtjeva za potrebe upravljanja informacijskim sistemima kao što su virtualni serveri, instance dockera, FTP / SFTP pristupi, SMS mrežni prolaz.
  • Kontrola i evidencija informacionih sistema.
  • Jedinstvena evidencija i revizijski tragovi drugih sistema.

Prilagođeni postupak - Modul dizajniran prema željama i potrebama klijenta

  • Sistem se odlikuje modularnim softverskim dizajnom, koji nam omogućava prilagođavanje modula željama i potrebama klijenta.
  • Uvode se nadogradnje i proširenja u skladu s razvojem i rastom poslovanja.
  • Možete dodavati procesna rješenja jedno po jedno ili se odlučiti za istovremenu instalaciju.
  • Tokovi rada mogu se unaprijed postaviti ili kreirati u skladu sa zahtjevima i potrebama klijenta.
  • Podešavanja se vrše brzo i lako.

Funkcionalna proširenja

mSign je rješenje za elektronski potpis koje omogućuje jednostavno stvaranje i provjeru elektronskih potpisa unutar rješenja mDocs, ali se može koristiti i samostalno u svrhu integracije s ključnim aplikacijama u kompaniji (npr. CRM, potpisivanje dokumenata s krajnjim kupcima na mreži, …).

Elektronskim potpisom osiguravamo potpunu zakonski traženu sigurnost poslovanja, sprečavamo naknadno poricanje autentičnosti i sprečavamo neovlašteno ometanje već ovjerenog dokumenta. Sigurni elektronski potpis mSign-a pravno je ekvivalentan rukom potpisanom potpisu.

Korištenjem mSign -a uštedjet ćete na operativnim troškovima, a pritom ćete osigurati zakonski potrebnu sigurnost, spriječiti naknadno poricanje autentičnosti i spriječiti neovlašteno miješanje u već ovjeren dokument.

 

 

Sa dobro osmišljenom arhitekturom, omogućava duboku integraciju, gdje nadograđuje aplikacije s dodatnim netaknutim funkcionalnostima.  Okruženje u kojem aplikacija radi bez obzira da li je to Windows ili Linux okruženje, za mSign nije ni važno. Nezavisna je od platforme i za integraciju možete koristiti svoje omiljene programske jezike.

Pročitajte više

mScan je certificirano rješenje koje vam omogućuje prikupljanje materijala iz različitih izvora poput skenera, e-pošte ili sistema datoteka. Dokumenti koji se prepoznaju, klasificiraju i čitaju u aplikaciji mScan automatski se šalju u sistem na daljnju obradu bilo direktno u mDocs postupak ili u e-memoriju mSef.

mScan omogućava automatsko indeksiranje skenirane dokumentacije. Na osnovu unaprijed postavljenih pravila koja je administrator postavio prije početka skeniranja. Softver može automatski popuniti polja indeksa (OCR, sistemski podaci, …), a istovremeno može automatski sortirati dokumente.

Ključne prednosti:

  • Unaprijed pripremljene integracije za mDocs i mSef
  • Web servisi se mogu koristiti za izvoz u aplikacije nezavisnih proizvođača.
  • Automatsko indeksiranje skenirane dokumentacije (OCR, sistemski podaci, …).
  • Odvajanje setova dokumenata na osnovu bar kodova, teksta, patch kodova,…
  • Izvoz dokumenata u pozadini omogućava vam nesmetan rad.
  • Omogućava izvoz u TIFF, JPEG, PDF, PDF / A datoteke.
  • Kompresija datoteke (smanjenje veličine).

Aplikacija mScan omogućava korisniku da lako obrađuje skenirane podatke. Unutar korisničkog interfejsa moguće je pretraživati, zamijeniti, kombinovati, odvajati, povećavati, brisati prazne stranice, okretati i uređivati ​​skeniranja.

mScan automatski prepoznaje sadržaj dokumenta pomoću OCR (optičko prepoznavanje znakova) i ICR (inteligentno prepoznavanje znakova) tehnologije. Bar kodovi i slična strukturirana i djelomično strukturirana polja dodatno ubrzavaju indeksiranje dokumenata i osiguravaju visok nivo preciznosti.

Preberite več
msoutlook_logo

Modul mDocs4Outlook brine se o prijenosu e-pošte s klijenta za razmjenu poruka direktno u sistem dokumenata. Korisnik odlučuje koji e-mail želi prenijeti u sistem dokumenata. Kada se elektronska poruka prenese u sistem dokumenata, ona se prenosi u cijelini ili djelomično. Modul vam omogućava pregled i ovjeru dokumenata klijentove e-pošte direktno iz MS Outlook-a.

Zavisno od postavki svakog rješenja, osim polja za opis u mDocs -u, automatski se mogu upisati i sljedeće:

  • prilozi u izvornom obliku
  • sadržaj elektronske poruke u obliku MS Office Worda (docx)
  • sadržaj e-pošte u PDF formatu
  • puni e-mail sa prilozima u EML formatu

 

 

Dodatak mDocs4Outlook omogućava vam pregled podataka direktno iz klijentove e-pošte. Dokument možete potvrditi ili odbiti bez napuštanja MS Outlook-a. Dodatak vam takođe omogućava uvoz odgovarajuće vrste dokumenta direktno od klijenta u sistem dokumenata mDocs.

 

Komponenta EASY View Plus omogućava vam pretvaranje i prikaz više od 300 različitih formata priloga unutar sistema dokumenata (Microsoft Office za izradu sigurnosnih kopija, Open Office formati, slikovne datoteke, e-pošta i AutoCAD, …). Instalira se na server i radi na principu server-klijent (server – klijent), tako da nema potrebe za dodatnim instalacijama. Kao alat, vrlo je pogodan za mobilne uređaje, jer ne zahtijeva instaliranje namjenskih aplikacija za pregled dokumenata.

Modul mPrint omogućava pretvaranje slika iz MS Office formata u zakonski usklađen format za dugoročno skladištenje PDF / A. Tokom pretvaranja na dokumentu se izvodi OCR (optičko prepoznavanje znakova). Za pretvaranje na serveru mora biti instaliran MS Office 2010 ili noviji.

Usluga za prijenos različitih datoteka i podataka između softverskih rješenja. Rješenje je aktuelno i neophodno za različite integracije s trećim sistemima.

Previous tab Next tab

Kupiti ili iznajmiti? Nudimo vam oboje.

Rješenje mDocs u oblaku praktično je isto kao u slučaju kupovine, s tom razlikom što se nalazi u visoko sigurnom sistemskom prostoru, koji je u vlasništvu kompanije, a njegova je funkcija omogućiti kontinuitet poslovanja.

Za manje zahtjevne procese razvili smo vrlo koristan korisnički interfejs za administratora na strani klijenta, koji može intervenisati u toku procesa i u trenu prilagoditi određene parametre postavljanjem određenih parametara (prema pravima i internim procedurama).

5 koraka do kancelarije bez papira

1. Digitalizacija

Uz rješenje mScan, zahvatajte dokumentaciju bez obzira na mjesto podnošenja.

2. Snimanje podataka

Uparite dokumente s bazom podataka i riješite se dvostrukih unosa.

3. Inspekcija i obrada

Vodite dokument kroz poslovni proces koji vam je poznat.

4. Potvrda

Budite informisani i dinamični, potvrdite dokument u pokretu.

5. E-skladište

Vaše brige prepustite nama, dokumente čuvajte u sigurnom e-skladištu.

OBRATITE SE AKO VAS ZANIMA mDOCS!