Najam dokumentarnog sistema i e-arhive u oblaku dobra je odluka.

U firmama se nalaze velike količine dokumenata, a koji su svake godine sve slabijeg kvaliteta i slabije čitkosti, i to bitnih dokumenata, koji se nalaze unutar internih arhivskih prostora. Istraživanja organizacije AIIM pokazuju da uposlenici u prosjeku čak 40 posto radnog vremena traže podatke, koji će im služiti kao bitna informacija kod donošenja odluka. Oportunitetni trošak padataka, printanih i spašenih u arhivi u podrumima, je uz tehnologije, koje su na raspolaganju, neprihvatljiv.

Grupacija Mikrografija je društvo sa više od šezdeset uposlenih i na tržištu upravljanja dokumentima djeluje već treće desetljeće. Cjelovitost ponude rješenja i usluga upravljanja i arhive dokumenata jedna je od ključnih konkurentnih prednosti. Zakon o zaštiti dokumentovanog i arhiviranog gradiva i arhivskih organizacija usmjerava da više pažnje posvete uređenju unutarnjih postupaka sa ciljem poboljšanja kvaliteta usluga, sigurnosti informacija i omogućavanju veće uštede naručitelju rješenja za upravljanje informacijama.

Dokumentni sistem mDocs je modularni alat sa elementima BPM (engl. Business Process Managementa), sa kojim upravljate poslovne procese isključivo u elektronskom obliku i na taj način u organizacijama podržava bespapirno poslovanje. mDocs je već integrisan u sigurno, zakonski usklađenu certificiranu e-Arhiva mSef. U posljednjih nekoliko godina u Mikrografiji posvećuju integracijama dokumentovanog sistema te sistema e-Arhive i trećim sistemima, koja se već nalaze u okruženju korisnika, iz razloga jer sa uvođenjem dokumentovanog sistema i/ili e-Arhive nema većeg zadiranja u radno okruženje korisnika, a ujedno omogućava i ključne prednosti: ubrzanje i pojeftinjenje poslovanja.

Nastojanja vodstva i uprave firme usmjerena su u optimizaciju poslovanja, koja bi trebala doprinijeti ka uštedama na području informacijskih tehnologija. Upravo rješenje dokumentovani sistem mDocs i e-Arhiva mSef, koje su zapravo rješenja u oblaku do kojih korisnici pristupaju od bilo gdje i bilo kada, i direktno sa trenutno poznatih aplikacija, je zbog bitnosti sve veće dostupnosti i sigurnosti poslovnih informacija itekako praktična i jeftina. Najam IT rješenja ne zahtjeva visoke investicijske troškove, plaća se samo mjesečna upotreba rješenja u odnosu na korištene module u slučaju najma dokumentovanog sistema, odnosno količine padataka u slučaju najma e-Arhive.

U korist najma dokumentovanog sistema mDocs i e-Arhiva mSef u oblaku govore i njihove očigledne prednosti. U pitanju je najam sigurnog, pouzdanog i zakonski usklađenog alata do kojega imaju korisnici vremenski neograničen pristup po sistemu 24/7/365, preko web pretraživača sa ili bez instaliranih certifikata. Dokumenti unutar rješenja su prethodno klasificirani, zbog toga je pretraga moguća i po metapodacima i po cjelokupnom sadržaju, ukratko, rješenje nudi funkcionalnosti koje su u potpunosti uporedive sa lokalno podešenim rješenjem.